Der Kunde ruft an: In einer Steuerung wie der Ihren wurde eine Sicherheitslücke gefunden. Welche Softwareversion läuft bei ihm?
Der Service sagt: „Müssen wir nachsehen.“ Der Vertrieb sagt: „Wissen wir nicht.“ Die Entwicklung sagt: „Kommt darauf an.“
Drei Abteilungen, drei Antworten, und keine davon hilft dem Kunden. Genau diese Situation wird in den nächsten Monaten für viele Maschinenbauer und Hersteller vernetzter Produkte zum Alltag.
Das Problem ist kein IT-Problem, sondern ein Vertriebsproblem
Der Cyber Resilience Act kennt Meldepflichten für Hersteller seit dem 11. September 2026, mit einer Frühwarnung binnen 24 Stunden. Die EU-Maschinenverordnung gilt ab dem 20. Januar 2027 und macht Cybersicherheitsnachweise zum Teil der Konformitätsbewertung. Ob und wie Ihre Produkte betroffen sind, hängt vom Produkt ab und gehört zu Ihrer Rechtsabteilung.
Eines gilt unabhängig davon: Wer nicht weiß, welche Maschine mit welchem Softwarestand bei welchem Kunden läuft, kann weder rechtzeitig melden noch gezielt Service verkaufen. Der Kundenkontakt endet in vielen Unternehmen mit der Inbetriebnahme. Danach weiß jede Abteilung ein Drittel.
Die Chance darin
Wer seine Installed Base sauber kennt, kann Bestandskunden aktiv ansprechen: mit Update-Angeboten, Wartungsverträgen, Retrofit und Ersatzteil-Paketen. Nicht als Verkaufsmasche, sondern als Antwort auf ein Problem, das der Kunde ohnehin bekommt.
Dazu passt eine Erkenntnis aus dem aktuellen Aftermarket Pulse von Roland Berger (28.10.2026): Der Wettbewerb verschiebt sich vom niedrigsten Preis hin zu Lieferzuverlässigkeit, Verfügbarkeit und Lieferzeit. Auch das setzt voraus, dass Sie Ihren Bestand kennen.
Meine ehrliche Einschätzung
Die wenigsten Mittelständler starten hier mit einem Datenproblem. Sie starten mit einem Zuständigkeitsproblem. Niemand besitzt die Installed Base.
Wem gehört sie bei Ihnen: dem Vertrieb, dem Service oder der IT?
Selbsttest: Prompt zum Kopieren
Mit diesem Prompt prüfen Sie in zehn Minuten, wie gut Sie Ihre Installed Base kennen. Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern durch Ihre eigenen.
Du bist ein erfahrener Berater für Servicevertrieb und Aftersales im industriellen Mittelstand. Ich arbeite bei einem Unternehmen mit [Branche, z. B. Maschinenbau], [Mitarbeiterzahl] Mitarbeitenden und rund [Anzahl] installierten Maschinen/Anlagen bei Kunden. Unsere Produkte enthalten [Software/Steuerungen/Vernetzung: ja/nein/teilweise].
Ziel: Ich möchte prüfen, wie gut wir unsere Installed Base kennen und ob wir daraus Servicevertrieb und Wartungsverträge machen können. Hintergrund sind der Cyber Resilience Act (Meldepflichten seit 11.09.2026, Hauptpflichten ab 11.12.2027) und die EU-Maschinenverordnung (ab 20.01.2027). Prüfe bitte selbst, ob und in welchem Umfang diese Regelungen auf meine Produkte zutreffen, und kennzeichne alles, was du nicht sicher weißt, als „nicht sicher".
Vorgehen:
1. Stelle mir zuerst bis zu 8 Fragen, um meine Ausgangslage zu verstehen: Wo liegen Daten zu Kunde, Maschine, Seriennummer, Softwarestand, Wartungshistorie (ERP, CRM, Service-Tool, Excel, Köpfe)? Wer pflegt sie? Wie viele Maschinen sind älter als 10 Jahre?
2. Bewerte danach ehrlich meinen Reifegrad der Installed-Base-Transparenz auf einer Skala von 1 bis 5 mit Begründung. Wenn meine Antworten dünn sind, sage das deutlich, auch wenn das Ergebnis unbequem ist.
3. Nenne die 3 größten Lücken und für jede eine konkrete Maßnahme für die nächsten 30 Tage mit Verantwortlichem (Vertrieb, Service, IT, Geschäftsführung).
4. Schlage 3 konkrete Angebote für Bestandskunden vor (z. B. Update-/Retrofit-Paket, Wartungsvertrag, Ersatzteil-Paket) und priorisiere sie nach Aufwand und Umsatzpotenzial.
5. Formuliere einen 5-Zeilen-Gesprächsleitfaden für den ersten Anruf bei einem Bestandskunden.
6. Weise am Ende darauf hin, welche Punkte ich rechtlich mit meiner Rechtsabteilung oder einem Fachanwalt klären muss. Gib keine Rechtsberatung und erfinde keine Fristen oder Zahlen.Wenn Sie wöchentlich solche Impulse für Vertrieb und Aftersales im Mittelstand erhalten möchten: Abonnieren Sie den Newsletter „Sales-Compass Mittelstand“.
Quellen: Borncity, 23.09.2026 (CRA-Meldepflichten, Maschinenverordnung); itiko, 29.10.2026 (Kundenkontakt nach Inbetriebnahme); Roland Berger, Automotive Aftermarket Pulse 2026, 28.10.2026.
